Zamanınızı Ne Kadar İyi Yönetiyorsunuz? 15 Soruluk Test

Zaman yönetimi çoğu zaman daha çok iş sıkıştırmak olarak anlaşılır. Oysa mesele hızlanmak değil, gerçekten önemli olana yer açmaktır. Bazı insanlar aynı gün içinde daha az koşuşturarak daha çok sonuç üretir; fark genellikle yaptıkları işlerin sayısında değil, işleri seçme ve sıralama biçimlerinde saklıdır.

Aşağıdaki on beş soru, günlük alışkanlıklarınızı sakince gözden geçirmenize yardımcı olur. Doğru ya da yanlış cevap yoktur; amaç bir not vermek değil, hangi alanlarda düzeltme yapabileceğinizi görmektir. Her soru için kendinize dürüstçe Evet, Kısmen ya da Hayır deyin ve puanlamayı sonda yapın.

Test: 15 Soru

Puanlama şöyle: Evet = 2 puan, Kısmen = 1 puan, Hayır = 0 puan. Bir kağıda soru numaralarını yazıp puanları yanına not almanız yeterlidir.

1. Güne başlarken o gün bitirmek istediğiniz işi net olarak biliyor musunuz?
2. Yapılacaklar listeniz yirmi maddeye ulaşmadan güncelleniyor mu?
3. En zor işi günün en verimli saatinize yerleştiriyor musunuz?
4. Bir işe başlarken ne kadar süreceğini tahmin ediyor musunuz?
5. Tahmin ettiğiniz süre ile gerçek süre arasındaki farkı sonradan kontrol ediyor musunuz?
6. Gün içinde bildirimleri kapattığınız kesintisiz bir zaman diliminiz var mı?
7. Kendinize ait olmayan işlere gerektiğinde hayır diyebiliyor musunuz?
8. Toplantı ya da görüşmelerden önce ne konuşulacağını biliyor musunuz?
9. Beş dakikada bitecek işleri biriktirmeden hemen yapıyor musunuz?
10. Haftada bir kez, biten ve bitmeyen işleri gözden geçiriyor musunuz?
11. Ertelediğiniz bir işi neden ertelediğinizi kendinize soruyor musunuz?
12. Ara vermeyi planın parçası olarak görüyor musunuz?
13. İki işi aynı anda yürütmek yerine sırayla bitirmeyi tercih ediyor musunuz?
14. Günün sonunda ertesi güne kısa bir başlangıç notu bırakıyor musunuz?
15. Yoğun bir haftadan sonra planınızı sadeleştiriyor musunuz?

0-9 Puan: Gün Sizi Yönetiyor

Bu aralıktaysanız planınız büyük ölçüde dışarıdan geliyor demektir. Gelen istekler, açılan mesajlar ve o anda aklınıza gelen işler günün şeklini belirliyor. Akşam olduğunda yorgun hissetmenize rağmen ne yaptığınızı hatırlamakta zorlanıyor olabilirsiniz.

Başlangıç için tek bir alışkanlık yeterli: her sabah bir tek işi seçin ve o işi gün bitmeden bitirmeyi hedefleyin. Liste yapmayın, öncelik sıralaması kurmayın, sadece bir iş belirleyin. Bu küçük adım, günün kontrolünü yavaş yavaş geri kazandırır.

10-17 Puan: Temel Var, Düzen Eksik

Bu aralık, ne yapmanız gerektiğini bildiğiniz ama uygulamanın düzensiz kaldığı durumu anlatır. İyi geçen günleriniz olur, ardından her şeyin dağıldığı günler gelir. Fark genellikle dış koşullarda değil, o gün plan yapıp yapmadığınızdadır.

Buradaki en büyük kazanç, planlamayı ruh halinden bağımsız hale getirmekten gelir. Günün başında beş dakikalık sabit bir hazırlık zamanı ayırmak yeterlidir. Bu beş dakika iyi gün ile kötü gün arasındaki farkı belirgin biçimde daraltır.

İkinci öneri, süre tahmini yapmaya başlamaktır. Bir işe ne kadar vereceğinizi önceden söylemek, işin genişleyip günü yutmasını engeller.

18-24 Puan: İşleyen Bir Sisteminiz Var

Bu aralıktaysanız zamanınızı bilinçli kullanıyorsunuz. Öncelik belirliyor, kesintileri sınırlıyor ve haftanızı gözden geçiriyorsunuz. Muhtemel zorluk artık verimlilik değil, yükün fazlalığıdır.

Sisteminiz iyi çalıştığı için daha çok iş üstlenme eğilimi ortaya çıkabilir. Bu noktada geliştirilecek beceri, yeni işleri kabul ederken listeden bir şey çıkarmaktır. Ekleme yaparken çıkarma yapmayan her plan zamanla tıkanır.

Ayrıca ara verme alışkanlığınızı gözden geçirin. Yüksek puan alan kişilerde en sık eksik kalan madde, dinlenmeyi plana dahil etmemektir.

25-30 Puan: Denge Sorusu

Bu aralık, planlamanın oturmuş olduğunu gösterir. Burada asıl soru artık "nasıl daha verimli olurum" değil, "bu verimliliği neye harcıyorum" sorusudur.

Çok iyi kurulmuş bir sistem, sorgulanmayan işleri de son derece düzenli biçimde yürütür. Ayda bir kez planınızdaki maddelerin neden orada olduğunu sormak, sistemin kendi kendine büyümesini engeller.

En Sık Kaybedilen Puanlar

Testi uygulayan çoğu kişide aynı maddeler düşük puan alır. Bunların başında süre tahmini gelir. Bir işe ne kadar süreceğini önceden söylemek alışkanlık haline gelmediğinde, gün planı gerçekten test edilmemiş bir varsayımlar listesine dönüşür.

İkinci sırada kesintisiz zaman dilimi bulunur. Bildirimlerin kapatıldığı, kısa da olsa korunmuş bir aralık olmadan derinlik gerektiren işler ilerlemez. Otuz dakikalık korunmuş bir aralık, parçalanmış iki saatten daha fazla iş çıkarır.

Üçüncüsü haftalık gözden geçirmedir. Bu adım atlandığında kişi hep ileri bakar, ne yaptığını hiç değerlendirmez. Oysa hangi tahminlerin tuttuğunu görmeden planlama gelişmez.

Testi Nasıl Kullanmalı?

Sonucu bir kimlik olarak değil, bir fotoğraf olarak görmek gerekir. Yoğun bir dönemde alınan puan, sakin bir dönemde alınandan doğal olarak düşük çıkar. Önemli olan tek bir sayı değil, tekrar eden örüntüdür.

Puanı yükseltmeye çalışırken de acele etmemek gerekir. Aynı anda birden çok alışkanlığı değiştirmek genellikle hiçbirinin yerleşmemesiyle sonuçlanır. Tek bir maddeyi birkaç hafta boyunca sürdürmek çok daha kalıcı olur.

Puanınızdan Bağımsız Üç Not

Birincisi, hiçbir yöntem herkese uymaz. Bir tanıdığınızda mükemmel çalışan düzen sizde işlemeyebilir; bu bir başarısızlık değil uyumsuzluktur.

İkincisi, zaman yönetiminin ölçüsü doluluk değildir. Boşluk bırakmayan bir takvim, ilk aksaklıkta baştan aşağı çöker. Esneklik payı olmayan plan, plan değil temennidir.

Üçüncüsü, testi birkaç ay sonra tekrarlamak faydalıdır. Puanın kendisinden çok, hangi maddelerin değiştiği bilgi verir.

Bu testin amacı sizi bir kategoriye yerleştirmek değil, alışkanlıklarınızı görünür kılmaktır. En düşük puan aldığınız üç maddeyi seçip yalnızca onlara odaklanmak, on beş maddeyi birden düzeltmeye çalışmaktan çok daha etkili olur.